Wij spraken Gilbert Meurs, bestuursvoorzitter van Stichting Heideweek, over de vreugde én uitdagingen die de Heideweek geeft. Niet alleen die ene week in augustus, maar het hele jaar door.

Gilbert: “De Heideweek organisatie is eigenlijk het hele jaar actief. Direct na de Heideweek staat de evaluatie gepland en in oktober is alweer de eerste bestuursvergadering waarin we de lijnen uitzetten voor het volgende jaar. Het streven is om in februari de line-up rond te hebben voor de komende editie.” Tussendoor zijn er diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Er wordt gewerkt in commissies die elk een eigen evenement onder de hoede hebben. Gilbert: “De afgelopen jaren hebben we met elkaar een professionaliseringsslag doorgevoerd. Als je ziet hoeveel mensen er betrokken zijn bij de Heideweek en hoeveel bezoekers we mogen verwachten, kan het ook niet anders dan dat we als een geoliede machine te werk moeten gaan.”

“De coronajaren hebben ons als organisatie veel tegenslag gebracht, maar brachten ook de mogelijkheid om processen tegen het licht te houden. We hebben alles rondom de organisatie in kaart gebracht en geoptimaliseerd: van commissies tot locaties en van administratieve zaken zoals bijvoorbeeld onze verzekeringen tot aan het inkoopbeleid.” Het doel is om het een gratis toegankelijk evenement te houden en dat vraagt om slimme en scherpe inkoop. Een groot voordeel is dat de Heideweek hierbij kan rekenen op trouwe en betrokken lokale sponsoren. Bedrijven en ondernemers kunnen financieel een steentje bijdragen of door producten of diensten te leveren.

Gilbert: “Het is aan beide kanten fijn, nuttig en goed om samen te werken met lokale leveranciers en ondernemers.” Een ander goed voorbeeld van scherp beleid is de productie van de Heideweek. Gilbert: “Voor corona namen we een externe partij in de arm om de Heideweek te produceren. Sinds vorig jaar doen we dit echter zelf. Dit biedt voordelen, financieel gezien en ook qua betrokkenheid, maar tegelijkertijd ook uitdagingen. De uitdaging met de meeste impact is toch wel het feit dat we allemaal op vrijwillige basis werken. Eén ieder doet dit naast zijn of haar dagelijkse bezigheden. Maar de betrokkenheid en inzet is groot.”

De uitdagingen voor de Heideweek kunnen per jaar verschillen, zo vertelt Gilbert: “We hebben te maken met vergunningen, procedures, het steeds maar groeiende bezoekersaantal en niet te vergeten alle veranderende regelgeving rondom onder andere veiligheid. Ons bestuur is inmiddels zo samengesteld dat we veel expertise in huis hebben. We hebben bestuursleden met een juridische achtergrond, kennis van communicatie, een commerciële insteek en organisatorisch talent. Dat maakt dat we de Heideweek precies zo leiden zoals een ondernemer dat zou doen: kansen zien en benutten, gericht op efficiëntie en resultaat. Maar uiteraard zonder het plezier te verliezen”, lacht Gilbert. Want het “paarse plezier” is wat iedereen aan elkaar bindt. “Van sponsor tot bezoeker, van het VIP-deck tot een klein(er) evenement in de buurt en natuurlijk al die honderden vrijwilligers die de handen uit de mouwen steken, het plezier dat de Heideweek geeft werkt als een katalysator om het elk jaar weer te overtreffen. En met een komend 90-jarig jubileum in 2025 is dat een fantastische uitdaging”, besluit Gilbert.

Interesse om ook een steentje bij te dragen aan de Heideweek? Sponsoren en vrijwilligers voor het nieuwe jaar kunnen zich aanmelden via www.heideweek.nl.